Håkon Aas er driftsansvarlig i Canica, et investeringsselskap som er lokalisert i Norge og Sveits, med fokus på handel, eiendom og finansielle investeringer.

Håkon har ansvar for den operative driften av Canicas eiendomsportefølje, noe som innebærer å sørge for den daglige driften av byggene.

I 2023 tok Håkon kontakt med oss angående et rehabiliteringsprosjekt i det eksklusive fjordnære området Tjuvholmen i Oslo. Rehabiliteringsprosjektet, som nå huser kontorer for flere selskaper, ble fullført til en usedvanlig høy standard i 2024 – med Defigo installert ved hovedinngangen.

Vi satte oss ned med Håkon for å lære mer om Canica og hvorfor de valgte Defigo som løsning for besøkshåndtering.

‍

"Jeg er driftsansvarlig i Canica, noe som betyr at jeg har ansvar for alt som er operativt i Canicas bygg. Det kan være alt fra å organisere vedlikeholdsarbeid, håndtere leietakere, og finne løsninger som forenkler den daglige driften – både for meg, besøkende og leietakere.

Målet mitt er at alt i bygget skal fungere sømløst. "Hvis du som besøkende ikke engang tenker over reisen fra hovedinngangen til kontoret, da har jeg gjort jobben min riktig.”

‍

Da Canica startet rehabiliteringsprosjektet på Tjuvholmen i 2023, fikk Håkon i oppgave å finne løsninger som kunne gjøre bygget effektivt og funksjonelt. Det var da han tok kontakt med Defigo.

‍

“Vi kontaktet Defigo fordi vi var på utkikk etter et system som kunne hjelpe oss med besøkshåndtering. Et system som var intuitivt å bruke – både for besøkende, leietakere og meg selv, ettersom at det er jeg som i utgangspunktet setter det opp og administrerer det. Vi ønsket at bygget skulle være sikkert og kun tilgjengelig for våre leietakere, men samtidig enkelt nok for leietakerne å gi tilgang til sine besøkende uten problemer.

Vi hadde brukt Defigo i et annet bygg tidligere, og det tilfredsstilte våre krav til både besøkshåndtering og hvordan systemet skulle se ut rent visuelt, så da tok vi kontakt.”

‍

Men hva var det egentlig med Defigos løsning for besøkshåndtering som passet så godt for Canica?

‍

“Sammenlignet med andre løsninger på markedet, er Defigo ekstremt intuitivt. Den besøkende kan finne selskapet de skal til ved å søke eller bla på skjermen, og de kan også finne den eksakte personen de skal møte innenfor selskapet.

Leietakeren mottar da en videosamtale fra den besøkende, hvor de kan se og snakke med dem – og deretter slippe dem inn. Det er omtrent like enkelt som å sende en melding eller ringe en venn når du står utenfor leiligheten deres. Det var akkurat det vi likte så godt.

Når man besøker et bygg, vil man jo bare raskt og enkelt finne den personen eller det selskapet man skal til – uten å måtte sende e-poster eller meldinger for å si at man har ankommet.”

‍

Det var imidlertid ikke bare besøkshåndteringen som imponerte Canica – også andre funksjoner i Defigo skilte seg ut.

‍

“Designet på Defigo er veldig stilrent. Når vi rehabiliterer bygg, gjør vi det til en ekstremt høy standard – både innvendig og utvendig. Da må teknologien og systemene vi bruker passe inn med helheten. Det moderne designet til Defigo smelter så godt sammen med byggets estetikk at det nesten ser ut som det er laget spesielt for det.

I tillegg likte vi fleksibiliteten. Hvis vi ønsker, kan vi koble det til andre systemer. Leietakere kan bruke appen eller en nøkkelbrikke for adgang, og selskaper kan ha et sentralt svarapparat om de vil. "Det var mange måter å tilpasse Defigo på slik at det fungerer godt for hver enkelt leietaker og bedrift i bygget.”

‍

Når det kommer til Håkons rolle som driftsansvarlig, er det avgjørende at systemene han velger gjør hverdagen hans enklere. Med mange oppgaver å holde styr på, er effektivisering av arbeidsflyten viktig.

‍

“Defigo har hjulpet meg mye også. Det er selvfølgelig bra for leietakere og besøkende, men for meg har det også vært veldig nyttig. Det nettbaserte administrasjonsverktøyet gjør at jeg kan håndtere adgangen uansett hvor jeg befinner meg. Og siden jeg har ansvar for flere bygg, kan jeg se og administrere alle via samme portal.

Med Defigo trenger jeg bare å legge inn en ny ansatt i Webadmin, så er vedkommende tilgjengelig for besøkende via porttelefonen. Det er utrolig enkelt.

Hos noen leietakere har jeg også delegert ansvaret for å legge til og fjerne ansatte når de begynner eller slutter. På den måten slipper jeg å være mellomledd, og selskapene kan selv håndtere dette når det passer dem. Dette er en av mine favorittfunksjoner i Defigo, og noe jeg tror mange eiendomsforvaltere setter pris på.”

‍

Ved enkelte anledninger har Håkon også hatt behov for support fra Defigo, for eksempel i forbindelse med å sette opp et nytt selskap på porttelefonen.

‍

“Supporten fra Defigo har vært helt strålende. Vi har ved enkelte anledninger trengt hjelp til å sette opp et nytt selskap i systemet. Alt jeg trengte å gjøre var å kontakte support, og jeg fikk hjelp veldig raskt. Alt ble løst i løpet av samme dag. Jeg kunne ikke bedt om noe mer!”

‍

Nå har det gått litt over ett år siden Canica begynte å bruke Defigo til besøkshåndtering – og Håkon ser ingen grunn til å bytte.

‍

“Defigo har løst alle våre behov for besøkshåndtering. Vi er veldig fornøyde og anbefaler alle innen næringseiendom å bruke Defigo. Det er et enkelt system som alle i bygget kan bruke uten problemer.”

‍